トップページに戻る元のページに戻るビジネス文書の基本(1)

ビジネス文書の基本(2)メール編

 電子メールはビジネスにおけるコミュニケーション・ツールとしてすでに定着しており、これをうまく扱うスキルは、当然、習得しておく必要がある。就職活動における企業とのやり取りをはじめ、就職した後、上司や同僚とはもちろんのこと、取引先や顧客とも電子メールで連絡をとることが多い。以下では、一般的なビジネスメールの書き方を説明する。

1)丁寧なビジネスメール
 ビジネスメールでも、特に初めての相手や公式の文書を送る場合などには、通常のビジネス文書と同様の体裁を守ることが最も丁寧で間違いがない。ただ、何度も会ったことのある顧客や取引先、気の知れた上司などとは、最低限のルールさえおさえれば、若干崩れた書き方も許される。ただし、@絵文字や記号などの利用は特に親しい相手でない限り避ける(例えば相手が顧客の場合、親しいと思っていても快く思われない場合もある)、A本人以外に見られて困るものは書かず電話などで伝える、などの配慮は必要。注意点とサンプルは以下。

  • タイトルは一目で内容が推測できるものを
  • 顧客や目上は「様」、仲良しなら「さん」、先生は「先生」
  • 拝啓(敬具)は不要だが、まずは名乗り、挨拶
  • まず、メールの要点を述べる
  • 具体的な内容を書く
  • メールでは、全角30〜35文字程度で改行を入れる
  • 全体として、感謝、気遣い、お礼を忘れず
  • シグニチャをつける(指名、所属、住所や連絡先を記入)

    サンプル1:御礼メール


    サンプル2:先生へのメール

    2)携帯メールの利用
     携帯電話のメールも、通常の電子メールと本質は変わらないが、あまり丁寧な印象を与えない可能性もあるためビジネス利用の際は注意すること。また、携帯メールを利用する場合にも、上記と同様の体裁で記述すればより好ましい。ただ携帯メールで長文を書くのは大変なので、許される場合は簡略化しても良いが、誰が送ったかを明示することは忘れてはならない。携帯メール同士ではあまり気にすることはないが、携帯メールから普通の電子メール(例えば、大学のobirinメール)に送る場合、アドレスが登録されていない限り、誰から送信されたものかわからない。迷惑メールが氾濫する中では、送り主がわからないメールは、見落とされたり削除される可能性さえあるので注意すること。注意点とサンプルは以下。

  • タイトルを書く。できれば「用件(名前)」で
  • まずは名乗る
  • 要点は漏れなく簡潔に
  • 簡潔な中にも感謝、気遣い、お礼を忘れず

    以上


    ビジネス文書の基本(1)

  •  

    Copyright © 2007-2009 HAYASHI LABORATORY All rights reserved.