トップページに戻る元のページに戻るビジネス文書の基本(2)メール編

ビジネス文書の基本(1)

  ビジネスの世界においては、挨拶、案内、依頼、契約、問合せ、お礼、謝罪など、文書によってやり取りがなされることが多い。特に重要な事柄については、ほとんどの場合、文書が用いられる。以下では、ビジネス文書の書き方について説明する。

1)大学生として最初に書くビジネス文書
 大学1〜2年の間は、ビジネス文書を書くことはもちろん、目にすることさえほとんどない。しかし、大学3年の終わりになると就職活動が開始され、生まれて初めてビジネス文書を書くことになる。「資料請求」という文書である。
 最近では、就職のエントリーにインターネットなどが使われることが少なくないが、葉書での資料請求もいまだ健在。特に、インターネットで受付をしていない企業もあるため、その場合にはどうしても手紙(葉書)を書かなくてはならない。

2)就職資料請求の文書
 就職の資料請求の文書は、@初めての相手に対して、A何らかの物事を依頼する、という場合のビジネス文書(依頼状)と同様の形式であり、資料請求に限らず、「就職説明会参加許可のお願い」や大学のOBなどとの「面会のお願い」などでも利用できる。あるいは、卒業論文などの作成において企業などに対して「調査のお願い」をする場合にも利用可能である。注意点とサンプルは以下。

  • 組織の場合は「御中」、人の場合は「様」、先生の場合は「先生」(殿は×)
  • わかりやすい標題
  • 拝啓で始まり、敬具で終わるお約束
  • より具体的かつ積極的に書く
  • 日付を入れる
  • 所属、連絡のとれる住所や連絡先を記入
  • 全体として、感謝、気遣い、お礼を忘れず

    3)お礼のビジネス文書
     就職活動の際、資料請求は誰でもするが、お礼の文書を送る学生は多くない。特に、リクルーター(採用時に面倒をみてくれる企業の若手社員。「私には採用の権限はないからリラックスして」と言いながら実は影の面接官としてしっかりと評価していることが多い)など、個人的にお世話になった人に礼状を送ると好印象を与えることがある。注意点とサンプルは以下。

  • 礼状はできるだけ早く出す
  • 組織の場合は「御中」、人の場合は「様」、先生の場合は「先生」(殿は×)
  • わかりやすい標題
  • 拝啓で始まり、敬具で終わるお約束
  • より具体的で積極的で次につながるようなことを書く
  • 日付を入れる
  • 所属、連絡のとれる住所や連絡先を記入
  • 全体として、感謝、気遣い、お礼を忘れず


    4)その他のビジネス文書
     ビジネス文書は、体裁がある程度決まっており、書きなれれば難しいことではない。他にも、挨拶状、案内状、送付状、稟議書、祝い状、詫び状、督促状、断り状、通知状、企画書、稟議書、議事録、休職届、始末書などなど、さまざまなものがある。ビジネス文書の書き方については、関連する書籍をはじめ、インターネットでも無料で多数紹介されている。検索サイトなどで「ビジネス文書 文例」などと入力して検索すると、多数のページが表示される。

    以上


    ビジネス文書の基本(2)メール編

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