PowerPointでプレゼン資料を作成する(1)

パワーポイント2003で事例研究のプレゼンテーション資料を作成する方法を説明します。新バージョンPowerPoint 2007用が完成しました。

●目次

• 完成図
• PowerPointの起動
• 初期設定
• タイトルスライドの作成
• 通常スライドの作成
• 字下げ(インデント)の方法
• 表の作成
• 行や列の追加と削除
• 表の設定
• グラフの挿入
• 図の挿入
• 図形への文字入力
• 図形のグルーピング
• アニメーションの設定

●完成図
ここでは、次のようなスライドを作成するために必要な作業を説明する。




●PowerPointの起動
スタートボタンから、[プログラム]-[Microsoft Office]-[Microsoft Office PowerPoint 2003]を選択。

初期画面が表示される。

●初期設定
画面上部にあるメニューバーから[書式]-[スライドのデザイン]を選択(左下)。スライドのデザイン画面が表示される(右下)。
　

スライドのデザインから気に入ったものを選択する。
※この説明資料を作成後に思ったことだが、この海と空のデザイン(Ocean.pot)は、必ずしも見やすいわけではない。背景は白色に近いものの方が見やすい。

●タイトルスライドの作成
タイトルスライドに、タイトルとサブタイトル(学生番号と氏名)を入力する。

例えば、以下のような状態になる。

新しいスライドが追加される。

追加されたスライドに、タイトルや本文を入力(以下は「発表の概要」の作成例)。

●字下げ(インデント)の方法
字下げしたい行を選択。

選択された状態で、[Tab]キーを押すと一段字下げとなる(下図)。
さらに、下図のように選択された状態で、[Shift]キーを押しながら[Tab]キーを押すと、字下げ状態が元に戻り上図のようになる。

●表の作成
先と同様、下図のように新たなスライドを追加し、タイトルを入力する。
ここでは、例として、表を入力する領域を確保するためにテキスト入力領域が不要になることを想定し、テキスト入力領域を削除する。削除するテキスト入力領域の枠をワンクリック。(テキスト入力領域を削除しないで使用する場合は、次へ進む)

上図のように選択された状態で、[Delete]キーを押すと、テキスト入力領域が消える。

画面上部のメニューバーから、[挿入]-[表]を選択(左下図)。表の挿入画面が表示されたら、列数と行数を指定する(右下図)。
　　

指定した列数と行数の表が挿入される。

表に文字やデータを入力していく。

表の枠の幅を調整する。

●行や列の挿入と削除
ある行のところで、右クリックし、表示されたメニューで[行の挿入]を選択。

下図のように行が挿入される。
削除の場合は、上図のメニューで[行の削除]を選択するとその行が削除される。

●表の設定
表の枠をダブルクリックする。

表のフォーマットの画面が表示される。罫線のスタイルや背景色を設定できる。

●グラフの挿入
これまでと同様、下図のように新しいスライドを挿入し、タイトルを入力する。


また、先と同様、グラフの挿入にともない、テキストエリアが不要になることを想定し、テキストエリアを削除する。左下図のようにテキストエリアの枠の上でマウスをシングルクリック。中下図のようにテキストエリアが選択された状態でキーボードの[DEL]キーを押すと右下図のようにテキストエリアが削除される。
　　

メニューから[挿入]-[グラフ]を選択(左下図)すると、右下図のようにサンプルのグラフが表示される。
　

表示された表(Excelのようなウィンドウ)のサンプルデータを削除し、グラフ化したいデータを入力する。以下のサンプルでは、2002年から2006年までの、売上高と経常利益の推移を入力している。表示されたサンプルグラフは、データを変更するたびに自動更新されていく。


データの入力が完了したら、グラフエリアでマウスの右ボタンをクリック(左下図)。表示されたポップアップメニューから[グラフの種類]を選択(右下図)。
　

[グラフの種類]ウィンドウが表示されるので、種類と形式を選択する(左下図)。すると、表示されたグラフが指定された種類に変更される(右下図)。なお、このサンプルは、売上高と経常利益の推移を示すグラフであるため、推移を示すのに適当な折れ線グラフを選択している。
　

グラフ領域以外をクリックすると、グラフの設定画面が終了し、以下のように表示される。


大きさや位置などを整える。例えば、スライド画面に合わせてグラフのサイズを変更したい場合は、グラフを一度クリックするとグラフの周囲に表示される8つの白丸をマウスの右ボタンを押したまま移動させると整形できる(下図の黄色い矢印参照)。

ここでは、例として、図を挿入する際にテキスト入力領域が部分的に邪魔になる場合を想定し、テキスト入力領域を小さく整形する。
テキスト枠の周囲の8つの白丸をマウス右ボタンを押したまま移動(左下図)。テキスト入力領域が小さくなる(右下図)。(テキスト入力領域が不要であれば、テキスト入力領域の枠をワンクリックして[Delete]キーを押して削除しても良い)
　

ここでは、例として、四角形の図形を設定する。
通常、画面下部にある図形ツールバーから四角形ボタンをクリック(図形ツールバーが表示されていない場合はメニューバーから[表示]-[ツールバー]-[図形描画]を選択)。

四角形の対角線を描くように、マウス右ボタンを押したまま移動し、適当なところで放すと四角形が完成する。先に示したテキスト入力領域の整形と同じように、白丸にマウスカーソルを合わせ、マウスを右ボタンを押したまま動かすことで、図形を整形できる。なお、同様に緑の丸を動かすと、図形を回転させることもできる。
　

図形をダブルクリックすると、次のような設定画面が表示される。

色の指定や枠線の太さなどを変更することができる。

他にも、図形描画ツールバーから様々な図形を描くことができる。例えば、[オートシェイプ]-[ブロック矢印]から下矢印を選択すると

四角形の描画と同様に下矢印の図形を描画することができる。整形も四角形と同様であるが、黄色丸は矢印のスタイルを整えるために使う(下右図)。
　

●図形への文字入力
図形を選択(ワンクリック)し、文字を入力すると、図形の中に文字が記入される。

文字の色を変更する場合は、変更したい図形(例えば下図の下矢印)を選択(ワンクリック)して、メニューバーの[書式]-[フォント]を選択。

フォントの設定画面で色を指定。
　

●図形のグルーピング
複数の図形をひとつの図形としてまとめて扱いたいとき、グループ化しておくと便利である。例えば、ERP、販売モジュール、生産管理モジュール、購買モジュールと記入された四角形の図形をグルーピングしたい場合、それらすべてを四角形の枠で取り囲むイメージで、図形が何もないところでマウス右ボタンを押し(下図a)、押したまま右下へ移動する(下図b)。マウス右ボタンを放すと、すべてが選択された状態になる(下図c)。

(a)

(b)

(c)

グルーピングしたい複数の図形が選択された状態(上図c)で、通常、画面下にある図形描画ツールバーから、[図形の調整]-[グループ化]を選択するとグルーピングされる。右下図はグループ化された後の状態。
　　

●アニメーションの設定
メニューバーから[スライドショー]-[アニメーションの設定]を選択。アニメーションの設定画面が表示される。

アニメーションを指定したい図形(あるいはテキスト入力領域や表)を選択(ワンクリック)。

アニメーションの設定画面から、[効果の追加] -[開始]-[スライドイン]を選択(左下図)。アニメーションがプレビューされる(初期状態では下から矢印が上昇してくる)。そこで、アニメーションの設定画面の「方向」の[下から]を修正し、プルダウンメニューから[上から]を選択(右下図)。アニメーションがプレビューされる。[再生]ボタンをクリックするか、[スライドショー]ボタンをクリックすると、アニメーションが確認できる。
　

以上