電子メールはビジネスにおけるコミュニケーション・ツールとしてすでに定着しており、これをうまく扱うスキルは、当然、習得しておく必要がある。就職活動における企業とのやり取りをはじめ、就職した後、上司や同僚とはもちろんのこと、取引先や顧客とも電子メールで連絡をとることが多い。以下では、一般的なビジネスメールの書き方を説明する。

１）丁寧なビジネスメール 　ビジネスメールでも、特に初めての相手や公式の文書を送る場合などには、通常のビジネス文書と同様の体裁を守ることが最も丁寧で間違いがない。ただ、何度も会ったことのある顧客や取引先、気の知れた上司などとは、最低限のルールさえおさえれば、若干崩れた書き方も許される。ただし、�@絵文字や記号などの利用は特に親しい相手でない限り避ける(例えば相手が顧客の場合、親しいと思っていても快く思われない場合もある)、�A本人以外に見られて困るものは書かず電話などで伝える、などの配慮は必要。注意点とサンプルは以下。 タイトルは一目で内容が推測できるものを 顧客や目上は「様」、仲良しなら「さん」、先生は「先生」 拝啓(敬具)は不要だが、まずは名乗り、挨拶 まず、メールの要点を述べる 具体的な内容を書く メールでは、全角30〜35文字程度で改行を入れる 全体として、感謝、気遣い、お礼を忘れず シグニチャをつける(指名、所属、住所や連絡先を記入) サンプル１：御礼メール (メールタイトル)面会のお礼(愛知学院○○) 株式会社　○○○ 営業部　鈴木様 愛知学院大学の○○です。 メールでのご連絡、失礼をお許しください。 先日は、お忙しい中、面会のお時間を頂戴し、誠にありがとう ございました。入社後の仕事内容や、研修制度の内容をはじめ、 若手社員の方々が非常に活躍されていることがよくわかりまし た。お話をお聞きし、御社で働いてみたいという思いがさらに 強くなりました。 ぜひ、またお目にかかりご指導いただけますこと心から願って おります。その際は、ご指導の程、何卒宜しくお願い申し上げ ます。 とり急ぎ御礼申し上げます。 ------ ○○△△ 愛知学院大学経営学部4年 〒462-8739名古屋市北区名城3-1-1 連絡先　(携帯、メール) サンプル２：先生へのメール (メールタイトル)卒論について(BM4年○○) ××先生 ゼミ生の○○です。いつもお世話になっております。 卒業論文のテーマの件で、ご相談させていただきたく、ご連絡 差し上げました。 今、卒業論文のテーマを、「農家におけるIT活用」にするか、 「インターネットの普及と採用活動の変化」にするか迷っており ます。一度、ご相談にお伺いできればと考えていますが、その 前に少し勉強しておきたく、お忙しいところ恐縮ですが、参考 になる本などご紹介願えませんでしょうか。ご検討いただけま したら幸いです。 お手数をお掛けいたします。宜しくお願い申し上げます。 ------ ○○△△ 愛知学院大学経営学部4年 (メール、携帯) ２）携帯メールの利用 　携帯電話のメールも、通常の電子メールと本質は変わらないが、あまり丁寧な印象を与えない可能性もあるためビジネス利用の際は注意すること。また、携帯メールを利用する場合にも、上記と同様の体裁で記述すればより好ましい。ただ携帯メールで長文を書くのは大変なので、許される場合は簡略化しても良いが、誰が送ったかを明示することは忘れてはならない。アドレスが登録されている知り合いとの携帯メールでは相手の名前が表示されるかもしれないが、そうでない場合には、誰から送信されたものかわからない。迷惑メールが氾濫する中では、送り主がわからないメールは、見落とされたり削除される可能性さえあるので注意すること。注意点とサンプルは以下。 タイトルを書く。できれば「用件(名前)」で まずは名乗る 要点は漏れなく簡潔に 簡潔な中にも感謝、気遣い、お礼を忘れず (メールタイトル)卒論の件(○○) ゼミ生の○○です。卒論テーマの件でご指導をお願いしたく研究室にお伺いしたいと存じますがよろしいでしょうか。ご都合の良い日をいくつかご提示いただけましたら幸いです。宜しくお願い致します。 以上 ビジネス文書の基本(1)